Однажды на курсах повышения квалификации главных бухгалтеров один из слушателей спросил как часто проводятся внутренние проверки работы бухгалтерии и насколько это серьезно.

Преподаватель ответил, что внутренние проверки - это личная инициатива каждого отдельно взятого бухгалтера, если иное не вменено ему руководством фирмы. По окончании лекций мы разговорились и сошлись во мнении, что внутренняя проверка работы бухгалтерии - это большая головная боль для главного бухгалтера, но в необходимости таких действий никто не сомневается. В зависимости от величины бухгалтерии проверку, по нашему разумению, надо проводить не реже чем раз в два года, а в больших отделах - раз в год.

Какова же цель такой проверки и как ее провести с минимальным уроном для текущего процесса?

Целью внутренней проверки является отражение текущего состояния дел, анализ документооборота, выявление негативных моментов в работе всего департамента и отдельных сотрудников. Если нет глобальной задачи, которую могут выполнить только независимые аудиторы, проведение проверки можно поручить самим работникам.

Каждый из них на своем месте должен будет ответить на поставленные вопросы, подкрепив свои ответы соответствующими отчетами. Вы же, в свою очередь, можете очень выборочно проверить некоторые результаты, чтобы убедиться в достоверности предложенных документов.

Вторым способом проверки, наиболее действенным, является привлечение внутренних сил из других подразделений. Эти люди должны в течении какого-то времени старательно наблюдать за работой отдела, описывать все бизнес-процессы и сами составлять отчетность об этом, не отвлекая основной персонал. В результате вы будете иметь четкую картину состояния дел в вашем ведомстве, без налета внутренней заинтересованности.

И главное в этом мероприятии - не посеять панику среди сотрудников. В таком скурпулезном деле как бухгалтерский учёт, нервное состояние работника - серьезный враг. Перед началом проверки необходимо разъяснить коллективу, что это решение пришло не от недоверия к сотрудникам, а из побуждений проанализировать работу структуры, выявить слабые места, переформулировать нечеткие задачи, автоматизировать механические действия, облегчить работу бухгалтеров и улучшить конечный результат.